Devido a problemas técnicos do Blogger, estamos postando novamente a atividade proposta na aula do dia 06/05/2011, que simplesmente desapareceu do nosso blog no último fim de semana. Aproveitem.
Na última sexta-feira, tivemos a oportunidade de ter aula no Centro de Documentação – CEDOC de nossa Universidade, e aprender mais sobre o Centro e sobre a aplicação prática da arquivística/arquivologia na UnB. Através da observação dos técnicos no acervo, da entrevista com a direção do CEDOC e de pesquisas na internet, colhemos informações valiosas, não somente para a realização das atividades propostas pelo professor André, mas também para o incremento de nossa bagagem cultural.
Aprendemos que o CEDOC é equivalente ao que seria o arquivo central da Universidade de Brasília, portanto vital para essa instituição. Ele foi criando em 1986, inicialmente com o nome de Centro de Documentação e Arquivo – CEDAQ.
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| Sede do CEDOC-UnB |
Sendo um órgão de assessoramento da Administração Superior da UnB, conforme sua página na internet, “tem por finalidade recolher, preservar e garantir o acesso aos documentos arquivísticos produzidos e acumulados pelas áreas meio e fim da Fundação Universidade de Brasília - FUB, bem como aos bens culturais históricos, constituindo-se em instrumento de apoio à administração, à cultura, à história e ao desenvolvimento científico e tecnológico, de acordo com os interesses da Universidade”.
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| Estrutura do CEDOC-UnB |
Em 1988 o Centro recebeu o nome pelo qual é reconhecido até hoje, organizando-se numa estrutura de Diretoria e Coordenações específicas voltadas a certos tipos de atividades.
A Coordenação de Arquivos é responsável por desenvolver a política arquivística da Universidade de Brasília, assessorar as áreas acadêmicas e administrativas em assuntos referentes à gestão da documentação orgânica e favorecer o acesso à informação arquivística, além de ser reposável pela guarda da documentação intermediária e permanente produzida e recebida pelos setores da UnB.
Já a Coordenação de Restauração e Conservação tem por objetivo propor políticas de preservação e atuar na restauração de documentos e obras de arte em suporte papel, e suas competências são: oferecer cursos de restauração e conservação para as comunidades interna e externa; participar da Comissão Permanente de Bens Culturais (CPBC); atuar como laboratório de pesquisa e prática nas áreas de ensino, pesquisa e extensão, atendendo às unidades acadêmicas; entre outras.
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| Workshops oferecidos pelo CEDOC |
Por último, a Coordenação de Pesquisa Histórica tem por objetivo atuar em estudos de investigação histórica sobre os diferentes processos que colaboraram para a criação e consolidação da UnB, bem como seu desenvolvimento.
O CEDOC tem atualmente a custódia direta de um amplo acervo documental, que inclui aproximadamente 4.000 caixas-arquivo para documentos no suporte papel, microfilmes com controle de temperatura e umidade, e outros tantos documentos em áudio e vídeo, tudo isso com a data-limite de 1962 a 2010.
Dentre as muitas tipologias documentais produzidas pela UnB (segundo especulações, em torno de duzentas) e armazenadas pelo CEDOC, nós tivemos a chance de observar algumas como: Ofício Interno, Ofício Externo, Memorando, Resolução do Decanato de Pesquisa e Pós-Graduação, Ata de Reunião, Relatório de Extensão, Parecer Jurídico, Contrato de Prestação de Serviços, Convênio de Intercâmbio, Processo Administrativo, Comprovante de Inscrição, Projeto de Pesquisa, Ficha de Cadastro e Ato da Reitoria. Quando decompomos as tipologias encontradas, nos deparamos com as seguintes espécies documentais e suas respectivas funções:
Espécie Documental | Função |
Ofício | Comunicação externa e interna (característica singular da UnB) |
Memorando | Comunicação interna; encaminhamento de documentos |
Resolução | Tomada de decisão |
Ata | Registro descritivo de evento ou reunião |
Relatório | Registro de atividades |
Parecer | Proposição de decisão |
Contrato | Acordo |
Convênio | Acordo |
Processo | Ação |
Comprovante | Função probatória |
Projeto | Proposição de trabalho |
Ficha | Formularização da informação |
Quando relacionamos as tipologias encontradas no CEDOC com as fases do ciclo de vida da Teoria das Três Idades, obtemos os seguintes resultados:
FASE CORRENTE | FASE INTERMEDIÁRIA | FASE PERMANENTE |
Área Fim | Área Fim | Área Fim |
Comprovantes de Inscrição; | Fichas de Cadastro; Relatórios; Processos; | Projetos; Processos; Convênios; |
Área Meio | Área Meio | Área Meio |
Ofícios; Memorandos; | Relatórios; Processos; | Resoluções; Atos; Processos; Atas; Contratos; Convênios; |
Com base na relação dos documentos supracitados, elaboramos um simples esboço de um plano de classificação:
1 Administração Geral e Organização da Universidade
1.1 Ato Normativo
1.1.1 Legislação Federal, Estadual e Municipal
1.1.2 Âmbito da Unb
1.2 Gestão de Recursos Patrimonial
1.2.1 Móveis
1.2.2 Imóveis
1.3 Gestão de Recursos Humanos
1.3.1 Efetivos
1.3.2 Terceirizados
1.3.3 Estágios
1.4 Gestão de Recursos Financeiros
1.5 Órgãos Colegiados
2 Ensino
2.1 Graduação
2.2 Pós-Graduação
3 Pesquisa
4 Cultura e Extensão
4.1 Cursos
4.2 Exposição
4.3 Cooperação Nacional
4.4 Cooperação Internacional
5 Gestão de Acervos Informacionais
5.1 Arquivo
5.2 Biblioteca
6 Divulgação e Comunicação Institucional
O trabalho fundamental que o CEDOC vem desenvolvendo ganhou força com a sua nova direção, porém ainda esbarra em antigas dificuldades que custam ser superadas.
Há uma grande dissonância entre os setores da Universidade no que se refere à gestão documental. Desde a produção dos documentos até a sua eliminação ou armazenamento, os diversos setores não seguem parâmetros de uma política arquivística universal para a UnB, pois tal política não existe de forma eficaz, o que faz o CEDOC ficar enfraquecido para que se leve a efeito algumas de suas competências. Sendo assim, é preciso uma maior disposição da alta administração da Universidade para com a causa dos arquivos da instituição de modo que viabilize a execução dos projetos que o Centro de Documentação tenta implementar.
O Grupo Cerveja Diplomática acredita que uma maior e constante integração do CEDOC com a Faculdade de Ciência da Informação – FCI é fundamental para o processo de legitimação do Centro, frente a toda a Universidade, como sendo o Setor Central de um futuro sistema integrado de arquivos da UnB. Damos nosso apoio ao CEDOC e a sua nova diretoria, desejando que alcancem os objetivos que representam sua missão.
Por Pedro Carvalho, Jullyana Borges e Marcos Adriano
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