Boa noite, caros!
Nada melhor que compartilhar com vocês algumas das reflexões que possuímos para com a Arquivologia. Para tanto, gostaria de tentar expor a vocês sobre a grande contribuição do e-ARQ Brasil para o estabelecimento de políticas de gestão de documentos e também, em até que ponto os conhecimentos da disciplina diplomática também podem ser inseridos nessa concepção.
Primeiramente, o que é o e-ARQ Brasil? “É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade”. Além disso, o e-ARQ Brasil compreende os aspectos identificadores e orientadores dos documentos digitais. Cabe lembrar que documentos digitais são aqueles cuja informação já é produzida em meio digital, necessitando de um sistema computacional para visualização. Nesse sentido, um documento arquivístico digital é aquele documento digital assimilado por um sistema de arquivos, ou seja, ele é tratado e gerenciado como um documento de arquivo.
O e-ARQ Brasil define as orientações básicas para um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de documentos (SIGAD), este último comporta um sistema híbrido capaz de gerenciar de forma concomitante documentos digitais e documentos arquivísticos convencionais (documento de arquivo não digital).
Dentre as diversas definições e especificações que compõem o vasto campo teórico do manual, o e-ARQ Brasil determina uma série de exigências a serem cumpridas pelo programa de gestão arquivística de documentos. Nessa concepção, o e-ARQ Brasil em sua Parte I, item 5.1, define que essas exigências devem ser atendidas, tanto em relação ao documento como ao seu próprio funcionamento. Assim, o documento de arquivo deve preservar tanto as suas qualidades quanto os aspectos para manutenção dessas últimas, o que corresponde à manutenção do seu caráter orgânico, único, confiável, autêntico e acessível.
O e-ARQ Brasil caracteriza um documento autêntico como aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido e assim, apresenta o mesmo grau de confiabilidade que tinha no momento de sua criação. A autenticidade está ligada ao momento de transmissão, preservação e custódia do documento. O manual acrescenta que para manter a autenticidade, os profissionais responsáveis pela manutenção do programa devem elaborar procedimentos que controlem a transmissão, a manutenção, a avaliação, a destinação e a preservação dos documentos.
Esse aspecto abordado pelo e-Arq Brasil nos oferece subsídio para a tentativa de esclarecimento de algumas questões...
-Com referência aos documentos convencionais, como pode ser garantida a autencidade? Por meio da diplomática, a preservação da autenticidade é realizada de acordo com a análise dos aspectos formais dos documentos. Segundo Bellotto (2000), o objeto da Diplomática é a configuração interna do documento, o estudo jurídico de suas partes e dos seus caracteres para atingir sua autenticidade.
-Em relação aos documentos digitais, como pode ser feita a análise diplomática? O projeto Interpares é uma iniciativa de projeto acadêmico voltado para a preservação de documentos digitais. Nesse estudo, a diplomática é utilizada para determinar formas de manter a identidade e a integridade dos documentos digitais.
-Não podemos nos esquecer dos documentos eletrônicos! Como poderemos manter a autenticidade desses documentos? Diferente dos documentos digitais, os eletrônicos consistem em uma “unidade de registro de informação, acessível por meio de um equipamento eletrônico” (CONARQ 2004). Assim, para realizar a análise diplomática, é necessário levar em consideração a relação orgânica e contexto como elementos constitutivos dos documentos eletrônicos, já que o suporte, para RONDINELLI, é apenas um carregador físico, no qual ele encontra-se totalmente desvinculado da informação. Cabe lembrar que como a análise dos elementos externos é inviável os elementos internos são relevantes para a garantia de autenticidade.
Colegas de bar, por enquanto é só! Obrigada pela atenção :)
Fontes utilizadas:
RONDINELLI, Rosely Curi. Gerenciamento Arquivístico de Documentos Eletrônicos.
BELLOTTO, Heloísa. Diplomática e tipologia documental em arquivos.
Por Jullyana Borges
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